EUDR-konform? Die richtige Software macht den Unterschied.

Für von Abholzung besonders betroffene Rohstoffe wie Palmöl, Soja, Kakao, Kaffee, Holz, Kautschuk und Rindererzeugnisse – sowie deren Derivate wie Schokolade, Lederartikel, Papier, Reifen oder Möbel – gilt ab dem 30. Dezember 2025 ein verpflichtender Nachweis der Entwaldungsfreiheit. Es gibt hierbei keine minimale Mengengrenze; jede einzelne Transaktion ist relevant. Es besteht rascher Handlungsbedarf.

Compliance ist kein Zufall: Der Weg zur EUDR-Konformität

Aber wie wird man compliant? Die Verpflichtungen der EUDR sind weitreichend und erfordern eine systematische Herangehensweise.

Compliance in der Theorie:

Die Artikel 9 bis 11 der EUDR legen die Verpflichtungen klar fest, die ein Unternehmen, das mit den genannten Rohstoffen handelt, zu erfüllen hat. Es gibt zwar Unterschiede zwischen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und größeren Akteuren, doch an der Gewährleistung einer entwaldungsfreien Lieferkette kommt niemand vorbei.

Non-SMEs (Nicht-KMU) fallen unter den vollen EUDR-Rahmen und müssen folgende Kernanforderungen erfüllen:

• Implementierung eines Due Diligence Systems: Unternehmen müssen eine sorgfältige Due Diligence durchführen, um Entwaldungsfreiheit nachzuweisen.
• Sammlung und Verifizierung von Geo-Daten: Hier geht es um die genauen geografischen Koordinaten der Anbau- oder Ernteflächen – beispielsweise das Feld, auf dem die Kaffeebohne geerntet wurde, oder der Geburts- und Aufzuchtsort des Rindes.
• Risikobewertung und Risikominimierung: Unternehmen müssen potenzielle Risiken der Entwaldung oder illegaler Herkunft von Rohstoffen bewerten und analysieren. Sollten Risiken identifiziert werden, sind geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu ergreifen. Diese Analyse und Beurteilung müssen schriftlich festgehalten werden. Die EU bietet eine Risikobewertung der Herkunftsländer der Rohstoffe an (geringes, normales, hohes Risiko). Je geringer die Risikokategorie, desto unwahrscheinlicher sind detaillierte Prüfungen durch Behörden.
• Erstellung eines Due Diligence Statements (DDS) vor dem Inverkehrbringen: Um EUDR-Konformität zu gewährleisten, muss ein Due Diligence Statement auf der von der EU bereitgestellten Plattform TRACES erstellt werden. Hier sind unter anderem die Herkunft sowie Material und Gewicht anzugeben.

Wichtige Punkte und Missverständnisse:

• Zertifikate wie FSC sind nicht ausreichend, um EUDR-konform zu sein. Sie können zwar Teil der Risikobewertung sein, ersetzen aber nicht die umfassende Sorgfaltspflicht.
• Schriftliche Zusagen von Lieferanten über Entwaldungsfreiheit sind nicht genug. Es müssen verifizierbare und auditierbare Unterlagen und Daten vorgelegt werden.
• Lieferanten aus "Low-Risk Countries" befreien nicht von allen Verpflichtungen; auch hier sind Herkunftsdaten und Legalitätserfordernisse zu prüfen.

Non-Compliance steht unter empfindlichen Strafen, bis hin zum Ausschluss aus dem Handel in der EU.

Die richtige Software macht den Unterschied: Worauf Sie achten müssen

Die Anforderungen der EUDR können ohne die richtige technologische Unterstützung kaum erfüllt werden. Eine leistungsfähige Softwarelösung ist unerlässlich, um die komplexen Datensätze zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und die notwendige Transparenz zu schaffen.

A: Identifizieren Sie Ihren Status Quo:

Bevor Sie sich für eine Software entscheiden, ist es entscheidend, die Ausgangssituation Ihres Unternehmens genau zu analysieren:

1. Klären Sie Ihre Unternehmenspflichten:
• Sind Sie ein "Operator" (erstmaliges Inverkehrbringen/Export) oder ein "Trader" (Handel innerhalb der EU)?
• Fallen Sie unter die KMU-Kategorie oder sind Sie ein größeres Unternehmen?
• Welche Ihrer Produkte und Prozesse sind EUDR-relevant?
2. Führen Sie ein Maturity Assessment durch:
• Wie transparent ist Ihre Lieferkette bereits heute?
• Wie viel wissen Sie über Ihre Lieferanten – nicht nur Tier 1, sondern bis hin zu Tier N?
• Wie gut pflegen und sammeln Sie Ihre Daten? Welche Daten sind bereits vorhanden?
• Welche Systeme verwenden Sie (ERP, WMS, TMS, PLM, SRM etc.)? Sind diese integriert oder eher Insellösungen?
• Wie funktioniert die Kommunikation zwischen Abteilungen? Sind Prozesse bereits vereinheitlicht?

Mit diesen Fragen schaffen Sie eine fundierte Basis für die Softwareauswahl und identifizieren Ihre spezifischen Anforderungen.

B: Identifizieren Sie Lücken und Herausforderungen:

Basierend auf Ihrem Status Quo und den EUDR-Vorgaben können Sie nun gezielt Lücken und potenzielle Schwierigkeiten aufzeigen:

• Sind alle notwendigen Informationen von Ihren Lieferanten verfügbar und verifizierbar?
• Können Sie eine vollständige Rückverfolgbarkeit (Traceability) Ihrer Produkte vom Wareneingang über die Produktion bis zum Warenausgang gewährleisten?
• Können Sie eine digitale, auditierbare Nachverfolgung sowie eine entsprechende Dokumentation sicherstellen?
• Sind Ihre internen Prozesse auf die Anforderungen der Due Diligence ausgelegt?

C: Worauf Sie bei der Auswahl der richtigen EUDR-Software achten müssen

Nachdem Sie die Vorgaben der EUDR kennen, den Status quo Ihres Unternehmens einschätzen können sowie potenzielle Lücken entdeckt haben, sind Sie bereit für einen "Deep Dive" in die Landschaft der Software-Provider.

Neben der Branchenkenntnis sind folgende wichtig:

• Automatisierte DDS-Erstellung und -Übermittlung: Die Software ist in der Lage, Due Diligence Statements (DDS) automatisch über die TRACES-Plattform zu generieren (Artikel 3, 13).
• Lieferantendatenmanagement & Risikobewertung: Eine robuste Lösung gewährleistet die Erfassung, Verwaltung und Analyse von Lieferantendaten, um eine umfassende Risikobewertung unter Berücksichtigung der Länderbenchmarks nach EUDR-Vorgaben durchzuführen (Artikel 10, 11).
• Hochpräzise Geodaten-Analyse: Die Software kann präzise Geolokalisationsdaten der Anbau- oder Ernteflächen verwalten und visualisieren, um die Entwaldungsfreiheit zu verifizieren (Artikel 9).
• Mehrstufige Rückverfolgbarkeit (Multi-Tier Traceability): Es besteht die Fähigkeit, die gesamte Lieferkette von der Quelle bis zum Inverkehrbringen abzubilden und es erfolgt keine Mischung mit nicht-konformen Rohstoffen.
• Rechtssichere Verifizierung und Dokumentation: Die Plattform stellt sicher, dass alle gesammelten Daten und durchgeführten Analysen rechtlich haltbar und auditierbar sind.
• Nahtlose ERP-Integration: Eine wechselseitige Datensynchronisation mit bestehenden ERP-Systemen ist entscheidend, um Insellösungen zu vermeiden und Datenkonsistenz zu gewährleisten.
• Robuste API-Frameworks: Für eine flexible Anbindung an weitere Systeme (z.B. Zollbehörden, andere IT-Tools) sind diese unumgänglich.
• Skalierbarkeit: Wachsende Anforderungen (z.B. Ergänzung der betroffenen Rohstoffe) und sich möglicherweise ändernde regulatorische Rahmenbedingungen müssen skalierbar sein.
• Datensicherheit und GDPR-Konformität: Der Schutz sensibler Daten und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung sind unerlässlich.

Haben Sie geklärt, ob die EUDR-Konformität mit dem Provider abgedeckt ist?

Dann ab zu den nächsten Schritten!

• Nehmen Sie die Analyse Ihres Unternehmens aus Punkt A & B und identifizieren Sie Funktionalitäten, die die Software abdecken muss! Haben Sie mehrere Produktionsstätten? Muss eine Kommunikation zwischen Systemen stattfinden? Brauchen Sie das System in mehreren Sprachen? U.v.m.
• Money Matters. Mit den definierten Kriterien lassen Sie sich ein Angebot geben. Gehen Sie sicher, dass das Angebot auch Ihre tatsächliche Situation widerspiegelt. Ungefähre Anzahl an Lieferanten, aus wie vielen Ländern, wie viele Produktionsstätten, wie viele Produkte.
• Definieren Sie intern Ihre Prioritäten und evaluieren Sie die Software dahingehend. Achten Sie darauf, dass Sie sich nicht von “Extras“ blenden lassen. Softwareanbieter wollen verkaufen, also lesen Sie zwischen den Zeilen. Keine Software kann alles – Sie müssen für sich den besten Fit finden.

Sie sind sich nicht sicher, ob Sie etwas vergessen haben oder die Anforderungen abdecken können? Wir helfen Ihnen gerne dabei!

Ihr Partner für EUDR-Compliance: inloop

Mit unserer umfangreichen Erfahrung erkennen wir die Bedürfnisse unserer Kunden sehr schnell und wissen um die Unterschiede bei den Tools. Wir bieten Ihnen die Abkürzung!

inloop unterstützt Sie umfassend bei der Analyse, Prozessgestaltung und Auswahl passender Technologien. Unser Fokus liegt dabei auf einem pragmatischen Ansatz zur Umsetzung der EUDR-Anforderungen in Ihre gelebte Unternehmenspraxis. Wir helfen Ihnen, Synergieeffekte in Ihren Supply Chains zu nutzen und die neuen Pflichten effizient und gesetzeskonform zu erfüllen.

Besonders in größeren Unternehmen ist die Komplexität von Produktionsstätten, die Materialien weiterverarbeiten, sowie ein Zusammenspiel mit Tochtergesellschaften nicht zu unterschätzen. Wir haben auch hier wertvolle Erfahrungen gesammelt, mit denen wir Ihnen gerne zur Seite stehen!

Bereiten Sie sich jetzt auf die EUDR vor!

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